Модерен информативен систем - ERP

Малку историја

1985.
Јас, млад систем-администратор, работев во компјутерскиот центар на една голема трговска фирма. Големи шкафови полни со чувствителна опрема, климатизер од 18 KW (за опремата, не за нас), терминали со зелени букви, змиско гнездо од кабли и огромни линиски принтери ...
Вработените местото го нарекуваа „Епицентар“ (од кратенката ЕПЦ -- Електронски Пресметковен Центар).
И вистина беше епицентар. Тука се чуваа сите податоци, се вршеа обработки, се печатеа прегледи. Ние бевме чувари и одржувачи, посветени во тајните на податоците и познавачи на ритуалите и индијанските танци за да ги извлечеме потребните информации ...
2010.
Мобилниот телефон во мојот џеб има трипати поголема процесорска сила од комплетниот некогашен моќен „Епицентар“.
Податоците се насекаде, можат да бидат достапени од било кое место, со помош на десетици различни уреди.
Се` е во „облакот“, се` е драстично променето.
Драстични промени бараат драстично нови начини за чување и обработка на податоците. И уште подрастично различен софтвер за нивно извлекување, прикажување и анализирање.

Малку теорија

Не го прескокнувајте ова! Има само три пасуси!

ERP (Enterprise Resource Planning) претставува интегриран, компјутерски-базиран систем кој се користи за управување со внатрешните и надворешните ресурси на една компанија, вклучувајќи ги (но не и ограничувајќи се) на материјалите, опремата, финансиските и човечките ресурси. ERP системите ги консолидираат сите бизнис операции во униформна и сеопфатна системска околина.

Тоа е софтверска архитектура чија цел е да го насочува текот на информациите помеѓу сите бизнис функции во границите на организацијата и да управува со конекциите со надворешните интересенти и побарувачи. Може да се изгради на централизирана или дистрибуирана хардверска и податочна инфраструктура.
Притоа, „границите“ не треба да се разберат како една локација, улична адреса, туку - напротив - како неограничен број на „места на случување“, без оглед дали се работи за генератори на информации, консументи на информации, или обете.
[Кликнете на „Читај повеќе“...]

Размената на информациите мора да биде „безшавна“ -- без видливи прекини и застои. Се` мора да функционира во една голема структура, без оглед на физичките локации, но - сепак - на безбеден и сигурен начин. Мрежите на поединечните локации се нарекуваат „интранет“. Мрежата на мулти-локациски корпоративни информативни извори ја нарекуваме „екстранет“.

Предуслови

Сосема е погрешно мислењето дека ERP технологијата е магичен куршум, кој со еден потег ќе ги реши сите проблеми во организацијата.
Подготовките и исполнување на потребните предуслови се можеби и поважниот дел во целата операција.

Прво: Бидете решителни.

Воведувањето на ERP е напорен процес. Може да трае и подолго време, вооружете се со трпение.
Некои од работите во вашата организација ќе мораат да бидат „скршени“ пред повторно да бидат изградени за да се соодветни и за да се вклопат. Кршењето предизвикува нервоза.
Ќе наидувате на отпор кај вработените. Не кај сите, но сигурно кај оние на кои ќе им се расипе „мирниот сон“ и кои ќе дознаат дека, конечно, менаџментот ќе има детален и постојан увид во нивното работење. Малите шефчиња ќе се бунат затоа што дел од ингеренциите ќе им ги преземе системот.
Понекој, можеби, ќе биде прогласен за вишок (гумените печати ќе излезат од мода) и ќе треба да биде отпуштен или - во најмала рака - преместен на друго работно место.
Ќе слушате разни „советодавачи“, со искрени или лоши намери. Не потпаѓајте лесно под туѓо влијание, само затоа што знае повеќе од вас за тоа како да го подеси алармот на мобилниот телефон.

Второ: Ќе трае подолго и ќе чини повеќе.

Нешто што сите го знаат, но се плашат да го кажат: Најверојатно е дека целиот проект ќе трае подолго од предвиденото и ќе чини повеќе од побараното.
Правите големо „пореметување“ на бизнисот и влегувате во територии кои се можеби непознати или непредвидливи.
За исполнување на некои од чекорите ќе треба повеќе време. Побарувањето за технологија ќе се зголеми.
Помирете се со ова.

Трето: Дознајте што сакате. Направете проект.

Многу од менаџерите чувствуваат дека се потполно компетентни и знаат за се` што се случува во нивната организација.
Погрешно.
Изнајмете тим на консултанти кои ќе направат детален, студен и инквизициски безмилосен увид во функционирањето на вашата организација, и ќе ви кажат каде имате проблеми. Еднаш кога ќе ги дознаете проблемите, ќе знаете дека сакате да ги решите.
Проектот мора да ги идентификува сите текови на информации и документи во компанијата. Сите чекори во изведувањето на одредена операција, мала или голема, треба да бидат опишани, да се видат недостатоците во сегашната обработка, како и што треба да се направи за да се надмине таквата ситуација.
Ваквите проекти не се прават преку ноќ. Испланирајте доволно време за да се направи теренски увид, па потоа два или три драфтови пред конечниот текст.
За средни организации ова трае околу два месеци, а за поголемите, особено ако има повеќе локации, може да трае и подолго.
Се работи за исклучително важен чекор, па затоа немојте да штедите на квалитетот на консултантите. Видете ги нивните референци, дали претходно се занимавале со организација слична на вашата.

Четврто: Формирајте тим за имплементација.

Едно е сигурно - вие, како топ-менаџер, нема да имате време да се занимавате со секој детал од проектот. Потребни се состаноци, расчистувања, објаснувања (и расправања), контроли.
Назначете менаџер на проектот. Ова ќе ви се исплати десетоструко. Тоа може да биде некој од вашата компанија (но со доволно висока позиција за да не биде игнориран од раководителите и менаџерите), или да изнајмите некој од страна.
Задачата на менаџерот на проектот е да ги координира двете страни: вашата компанија и изведувачот. Ќе доаѓа до недоразбирања, ќе треба да се договараат, ќе треба да се контролираат...
Освен менаџер, потребно е да се има и тим кој ќе донесува одлуки, ќе дава зелено светло за одредени насоки и ќе забранува други. Воведувањето на ERP честопати ќе значи и усвојување на нови правци и начини на работење. Некој треба тоа да го разгледа, да го усогласи и да го овласти изведувачот да го спроведе.
Тимот треба да се состои од претставници на клучните функционални целини опфатени со имплементацијата - луѓе кои ќе знаат каков импакт ќе имаат одлуките кои се прават.

Опционално: Стандардизирајте го начинот на работење.

Ако не сте го направиле тоа досега - еве еден добар совет: воведете ISO стандард во својата компанија.
Ова е голем залак и во одредени случаи можеби е подобро да се „голтне“ после воведувањето на ERP системот, затоа што многу од процедурите ќе бидат дефинирани и утврдени тековите на информациите. Најдобро е да се консултирате со тимот кој го прави проектот за воведување и самиот изведувач.
Освен очигледните придобивки во работењето, воведениот стандард ќе зборува позитивно за вашата компанија и пред вашите купувачи - тоа значи дека се трудите да имате контрола над процесите, а со тоа и над квалитетот на работењето и услугата кон клиентите.

10 прашања кои треба да ги поставите на добавувачот на вашиот ERP софтвер

Ако се изведе како што треба, ERP технологијата ги овозмозможува информациите кои се потребни за да се добие чувство на контрола и увид во работењето на бизнисот во сите поединечни точки. Ако се изведе лошо, оваа ERP визија станува ноќна мора на прекини во работењето, преголеми трошоци, лоши текови на информации, нервозни вработени и незадоволни муштерии.
Повеќе клучни параметри на ERP софтверот често се запоставени во текот на неговата евалуација. Овде наведуваме десет многу важни карактеристики на технолошката платформа на ERP -- муниција во вид на прашања до вашиот ИТ тим.

1. Дали употребената технологија е базирана на интернет?

Интернет технологијата е револуционерен начин на поврзување на различни компјутерски системи на различни локации, но така што тие можат да комуницираат меѓу себе.
Исто така, оваа технологија нуди и единствен начин на приказ на податоците. Тоа е она што секојдневно го гледате во вашиот интернет прелистувач (Firefox, Google Chrome или некој друг).

Зошто е ова битно?

• Прво, затоа што ќе ви овозможи да се поврзете со системот од било каде на планетава без употреба на специјални врски. Специјално значи скапо.
• Второ, и поврзувањето на заднинските сервери од различните локации на вашата организација е едноставно, со локални ресурси (нпр. локални интернет провајдери) и - е евтино.
• Трето, освен интернет прелистувачот (browser-от) не ви треба никаков друг софтвер на вашиот компјутер. Било каква друга опција значи компликација. Инсталирање на клиентски софтвер (т.н. fat clients) на корисничките компјутери значи ноќна мора во одржувањето, добивањето на нови верзии, и ...
• Бидејќи интернет прелистувачи постојат за сите оперативни системи и различни видови на уреди (десктоп, лаптоп, netbook, PDA, мобилни телефони), станувате независен од тоа дали имате Windows, Apple или Linux на својот (клиентски) компјутер. Тоа значи помали трошоци за инсталирање и одржување.

2. Кој е лиценцниот модел?

Мора да дознаете како е лиценциран софтверот кој ќе ви биде испорачан.

• Дали се работи за заедничка цена за една или сите локации? Ако е за една, колку чини секоја наредна?
• Дали се наплаќа по корисничко работно место? Колку чини?
• Дали се наплаќа максимално дозволен број на корисници?
• Дали има „скриени трошоци“ во вид на лиценци за трети компании?
  

Ова е особено важно ако не се користи open source софтвер. На пример, можеби ќе договорите бесплатно додавање на нови корисници во системот. Но, ако - на пример - имате Microsoft или Oracle база на податоци, скриениот трошок се нарекува CAL -Client access license. Значи, испорачателот не ви наплаќа за нов корисник, но ви наплаќаат Microsoft, Oracle, IBM и другите.

Понатаму, ако системот зависи од оперативниот систем на клиентските компјутери, тогаш - ако, на пример, се употребува Windows - ќе треба да ја вкалкулирате и неговата цена за секое работно место.
Постои решение за скриените трошоци - инсистирајте на open source софтвер: Linux, BSD, MySQL, PostgreSQL -- сите тие даваат бесплатни лиценци.

3. Колку е флексибилен софтверот?

• Дали лесно се додаваат функционалности?

На пример, воведувате нов вид на продукт или услуга, која бара додатен круг на документи и информации. Дали ова можете да го изведете сами, дали ќе треба да доплатите и колкав е рокот за додавање?

• Дали корисниците можат самостојно да прават прегледи?

Корисниците мора да имаат начин да создаваат сопствени прегледи. Има повеќе опции како ова се изведува -- со креатори на прегледи, со т.н. „бизнис интелегентни“ упити во базата, итн. Разработете ги овие можности и дознајте повеќе за нив.

• Дали системот е мулти-лингвален?

Дури и да сте во една држава, на некој корисник повеќе му одговара еден јазик, а некому друг.
А што станува со купувачите? Дали и ним можете да им давате документи на нивниот јазик?

• Во кои облици можат да се добијат податоците?

Денес постојат стандардизирани „контејнери“ на податоци. На пример, некој преглед ќе сакате да го погледнете во Excel, или на некој клиент ќе треба да му испратите PDF. Што станува со можноста понудата, фактурата, картичката или известувањето да го испратите до купувачот директно во email порака?

4. Дали софтверот ќе ги покрие сите аспекти од проектот?

Направивте проект, нели?
Дали во зделката - софтверот кој ќе биде испорачан - се покриени сите аспекти, или ќе треба да докупувате „модули“ или „опции“ за некои од нив?
Направете точна спецификација на тоа што ќе добиете.

5. Дали софтверот ќе биде „скроен по мерка“?

Некои произведувачи на софтвер, за да ги намалат трошоците за развој, нудат готови решенија, т.н. shrink-wrap продукти. Тоа можеби е добро ако вашиот бизнис е „ванила“ трговска компанија или „гранапче“.
За се` друго, инсистирајте на кроење по мерка. Верувајте, ништо не стои така добро како костум шиен по мерка.
Ова особено, особено, особено, важи за странски добавувачи на софтвер. Сме се изнаслушале хорор-приказни за несоодветноста со домашните законски регулативи, со востановените начини на работење, со способноста домашната работна сила лесно и брзо да биде обучена, и, конечно, со желбата и можноста на странскиот добавувач да ви направи нешто „по мерка“.

6. Дали системот има контролни точки?

Контролните точки се во две нивоа: кориснички и системски.
Корисничките контролни точки значат можност менаџерите да имаат увид во текот на секоја преземена операција и движење на документи. Практично, менаџерите мораат да имаат увид во тоа дали порачката од купувачот XYZ е процесирана, дали е спакувана стоката, дали е испорачана, дали купувачот платил, дали се жалел ... сето тоа се контролни точки.
Системските контролни точки значат бележење (логирање) на сите акции на секој корисник, на секој достап до системот, локација, време, извршена операција, најави на системот (успешни, неуспешни), време на извршување на одредена операција, измена на информации (бришење, поправка, што конкретно е избришано, додадено, поправено), итн. Не знаете кога ќе ви затреба, а кога треба - многу треба. Можеби ќе поправате несреќно избришана информација, можеби некој сака да ви „пробие“ во системот, можеби незадоволен вработен намерно направил штета ...

7. Дали постои развиен систем на авторизација на корисниците?

Секој корисник мора да има точно дефиниран обем на работа и операции кои му се дозволени.
Гумените печати се излезени од мода. Модерните документи се потпишуваат со електронски потписи кои системот ги чува заедно со времето (до секунда) и местото од кое се потпишани.
Некои корисници смеат, а некои не смеат да гледаат одредени информации. На пример, магационерот не смее да ги знае цените (не му требаат), а само одредени вработени смеат да ги менуваат.
Кој смее што да изработи, да менува, да гледа, да брише - тоа се важни прашања кои треба да бидат дефинирани, а потоа системот автоматски да ги применува.

8. Дали е системот лесно скалабилен?

Отварате ново претставништво, во нов град или нова земја. Што сега? Дали системот ќе може лесно да ги интегрира новите локации?
Или, работата ви расне, бизнисот оди добро, ви треба зголемување на капацитетот. Колку безболно се додаваат нови технички ресурси? Како скалира системот?

9. Кои начини на поддршка на корисниците ги нуди добавувачот?

Генерално, постојат два вида на поддршка: на лице место (on site) и од оддалечена локација (off-site).
Првото може да биде многу поскапо од второто. Благодарејќи на модерната технологија, можеби поддршката на лице место нема да ви треба во голем обем, па ќе ја плаќате само кога мора. Сето останато може да се реши со добар on-line систем за помош, лесен начин за барање на интервенции и пријавување на грешки, лесен начин за комуникација (email, VOIP, телефон), достап до клиентските компјутери од далечна локација (desktop-sharing), итн.
Квалитетен добавувач мора да ги има сите овие на располагање и да ги понуди како опции.

10. Дали добавувачот нуди гаранција и пост-гарантно одржување?

Гаранција на софтверско решение е нешто што мнгоу тешко може да се дефинира. Имено, недостатоци во софтверот (багови) може да останат недетектирани и после подолго време од испораката. Сведоци сме дека, на пример, во Windows XP, и десетина години после неговото издавање се појавуваат грешки.
Природата на комплексниот софтвер е таква - најверојатно има грешки кои се појавуваат многу ретко, еднаш во илјада или милион случаи.
Нормално, не може да се бара „доживотна гаранција“, барем не под економски исплатливи услови.
Затоа, мора да се дефинира некаква основна функционалност која мора да биде задоволена, стандарден „круг“ кој софтверот мора да го извршува без грешки и според спецификациите. По задоволување на ваквите критериуми, се дефинира гарантен рок во кој се доработува или исправа нешто што било пропуштено. Овој рок обично е помеѓу 6 и 9 месеци, но сето тоа зависи од комплексноста на проектот.
Но, што потоа? Добавувачот мора да ви понуди и пост-гарантно одржување, како и опција за додатен развој на одредени аспекти и модули на софтверот.
Пост-гарантното одржување се плаќа посебно (се разбира, и додатниот развој). Вообичаено е да се понуди некаков паушален месечен износ кој ќе ги покрие сите нормални потреби за интервенции и помош. Ако се работи за повеќе локации, најверојатно посебно ќе бидат засметувани евентуалните патни трошоци.
Доколку изберете on-site поддршка, одржувањето ќе ве чини значително повеќе.
Ќе ви биде понудена и поддршка по повик (per incident), но ова најчесто е прескапо.
Ако имате сериозен систем и сериозен бизнис, не останувајте без пост-гарантно паушално одржување, тоа е нашиот совет.

Завршна забелешка: разликата помеѓу можното и реално можното

Ќе го завршиме овој прирачник со предупредување. Се` може да се направи, ако имате доволно време, пари и вложите доволно труд. Сведоци за ова се пирамидите во Гиза, тунелот под Ламанш и Аполо програмата која испрати луѓе на месечината.

Да се одреди дали нешто е технички можно не е исто со тоа да се биде уверен дека некоја бизнис цел може да се оствари со употреба на специфични технологии, во разумен рок и со прифатлива цена на чинење. Важно е да се запомни дека постои огромна разлика помеѓу можното и реално можното - т.е. она што може да се испорача.
Можете во „фиќо“ да ставите мотор со 12 цилиндри и да се тркате со него, но зошто би го правеле тоа, кога можете да почнете со автомобил кој веќе има моќен мотор, па да продолжите од таму?
Оваа аналогија сосема одговара на ERP решенијата. Избирајте мудро, избирајте внимателно. Евтиното не е секогаш оптимално, како што не е ни најскапото.